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Mit Process Partner zur QR-Rechnung

Mittwoch, 15.4.2020

Die Uhr tickt! Spätestens ab dem 1. Juli 2020 müssen Sie zumindest einen Teil der QR-Anforderungen umgesetzt haben. Damit Sie sich ein Bild der notwendigen Massnahmen machen können und ein Gefühl für den zu erwartenden Aufwand bekommen, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie in diesem Beitrag zusammengestellt.


Überblick und Termine

Die Umstellung auf die QR-Rechnung tangiert zwei Themenbereiche:

  • Eingangsrechnungsverarbeitung: Als Rechnungsempfänger muss Ihre Kreditorenbuchhaltung am 30.06.2020 bereit sein, die neuen QR-Rechnungen verarbeiten zu können (Eingangsrechnungsverarbeitung).
  • Versendung von Kreditorenrechnungen mit QR-Code: Als Rechnungssteller können Sie ab dem 30.06.2020 die neuen QR-Rechnungen verschicken. Es besteht aber die Möglichkeit, während einer bisher nicht genau terminierten Übergangsfrist immer noch die bekannten orangen ESR-Rechnungen oder die roten ES-Einzahlungsscheine zu verschicken. Die PostFinance wird voraussichtlich Anfangs 2021 das genaue Enddatum der Parallelphase bekannt geben.

Da die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zeitlich dringlicher ist und um einen «Kampf an zwei Fronten» zu verhindern, empfehlen wir Ihnen klar, dass Sie sich zuerst auf den Rechnungseingang fokussieren. Die SAP wird bezüglich dem Rechnungsausgang zeitnah Lösungsvorschläge und Handlungsempfehlungen ausarbeiten – wir halten Sie über den aktuellen Stand auf dem Laufenden und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Seite.

 

Vorgehen und Handlungsschritte - Roadmap

Patch-Level: Welchen Stand hat Ihr System?

Der kritische Faktor für eine schnelle und effiziente Einführung der QR-Eingangsrechnungsverarbeitung ist der aktuelle Stand Ihres Systems. Je aktueller Ihr System, desto weniger Erweiterungen und Anpassungen müssen manuell eingespielt werden und desto geringer der Zeit- und Arbeitsaufwand. Die SAP empfiehlt, jeweils das aktuellste Support Package zu installieren.

Technische Umsetzung

Der zweite Schritt nach dem Sicherstellen eines möglichst aktuellen Systemstandes ist die Ausführung von Erweiterungen und Anpassungen, um Ihr System technisch fit und bereit für den Umgang mit QR-Rechnungen zu machen. Dieser Schritt wird von uns vorgenommen. Der Aufwand hierfür hängt – wie bereits erwähnt – vom Stand Ihres Systems ab: Je aktueller Ihr System, desto geringer der Aufwand, die Anpassungen vorzunehmen.

Ihre individuelle Systemlandschaft

Nachdem die technische Grundlage geschaffen wurde und Ihr System bereit ist für das Arbeiten mit QR-Codes, geht es um Ihre individuelle Systemlandschaft. Wie arbeiten Sie aktuell? Was haben Sie bezüglich Rechnungsverarbeitung für Umsysteme? Haben Sie eine OCR-Erkennungssoftware?

Diese Punkte schauen wir gerne mit Ihnen an, unterstützen Sie bei der Umsetzung und geben Ihnen Lösungsvorschläge bezüglich möglicher Hard- und Software.

Wie scanne ich eingehende QR-Rechnungen zukünftig?

Sie fragen sich, wie Sie nun von den neuen QR-Kreditorenrechnungen profitieren können und diese automatisch in Ihr SAP-System einlesen können, ohne die nötigen Daten von Hand erfassen zu müssen? Hierzu haben wir zwei Szenarien als Lösungsvorschlag:

  • Version «Light»: Erfassung von Lieferantenrechnungen mittels Scanning-Pistole am Arbeitsplatz.

    In dieser Variante arbeiten Sie mit einer «Scanning-Pistole», mit welcher Sie den QR-Code einscannen und die Daten in Ihr SAP-System übertragen. Wir unterstützen Sie bei der Wahl eines für Sie passenden Gerätes und natürlich auch bei der Installation.
  • Version «Extended»: Scannen der Rechnungen als Stapel

    In diesem Szenario scannen Sie die Eingangsrechnungen mit einer Scanning-Software (wie z. B. RecSolution oder Flexicapture) als Stapel. Die gescannten Dokumente durchlaufen eine OCR-Erkennung und die Daten werden anschliessend an Ihr SAP-System übergeben. Hier prüfen wir mit Ihnen den Prozess und unterstützen Sie bei der Umsetzung.

Hinweise und Information

  • Die Hard- und Software (Scanner-Pistole, OCR-Software etc.) für die Rechnungsverarbeitung muss selber beschafft und installiert werden. Wir verkaufen diesbezüglich keine Soft- und Hardware, geben aber gerne Empfehlungen ab.
  • Je nach Systemlandschaft und kundenspezifischen Herausforderungen (Umsysteme, veraltete Tools etc.) kann es zu Zusatzaufwänden kommen.

Webinar-Rückblick: Am 26.05.2020 fand unser Webinar zur QR-Rechnung statt. Dort konnten wir über den aktuellen Stand informieren und dabei unterstützen, Unklarheiten aus der Welt zu schaffen. Für alle die nicht live dabei sein konnten oder sich das ganze nochmals anschauen wollen, gibt es hier die komplette Präsentation sowie die Webinar-Aufzeichnung.

 

Weitere Informationen & Demo

Wir informieren Sie gerne über den aktuellen Stand der Entwicklungen des neuen Standards und über die technische Umsetzung in Ihrem SAP-System. Sprechen Sie mit uns. Jetzt Kontakt aufnehmen.


 

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